העובד הראשון בעסק: מה המעסיק חייב לעשות, מתלוש השכר ועד הפנסיה

בקצרה: מי שמעסיק עובד ראשון צריך לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה, כלומר תיק שדרכו מעבירים לרשויות את המס שמורידים מהמשכורת. העובד ממלא טופס 101 ביום הראשון. כל חודש המעסיק נותן לעובד תלוש שכר ומדווח ומשלם לביטוח לאומי ולמס הכנסה, עד ה־15 בחודש שאחרי. אחרי סוף השנה הוא נותן לעובד טופס 106, סיכום של כל השנה. בנוסף, המעסיק חייב לרשום את שעות העבודה. הפנסיה מתחילה אחרי 6 חודשי עבודה, או אחרי 3 חודשים ובאופן רטרואקטיבי, אם לעובד כבר הייתה פנסיה.

לפני היום הראשון: תיק ניכויים

מעסיק חדש חייב לפתוח תיק ניכויים במס הכנסה. לא צריך לפתוח תיק נפרד בביטוח לאומי: ביטוח לאומי מקבל ממס הכנסה את פרטי התיק ופותח למעסיק תיק בעצמו. אחרי זה מגיע למעסיק בדואר מכתב עם השיעורים שהוא צריך לשלם, ושאלון שצריך למלא ולהחזיר.

ביום הראשון: טופס 101

טופס 101 הוא הטופס שבו העובד מצהיר על הפרטים שלו: מצב משפחתי, ילדים, עבודות נוספות, ומה מגיע לו כדי לשלם פחות מס. לפי הטופס של רשות המסים, כל עובד ממלא אותו כשהוא מתחיל לעבוד, ושוב בתחילת כל שנת מס. אם משהו בפרטים משתנה, העובד צריך לעדכן תוך שבוע. המעסיק שומר את הטופס, כי לפיו הוא מחשב כמה מס להוריד מהמשכורת.

כל חודש: תלוש, רישום שעות ודיווח 102

תלוש שכר. המעסיק חייב לתת לעובד תלוש שמפרט את המשכורת ואת מה שהורידו ממנה. מאז תיקון 24 לחוק הגנת השכר, בתלוש צריכים להופיע גם מספר ימי העבודה ומספר השעות שהעובד עבד בפועל, רגילות ונוספות. כך מסבירה טיימווץ’, שמוכרת שעוני נוכחות.

רישום שעות. לפי הלשכה המשפטית של משרד העבודה, החוק מחייב לנהל פנקס שעות עבודה, כלומר רישום של שעות העבודה והמנוחה של כל עובד. יש לכך גם תוצאה מעשית: אם עובד תובע תשלום על שעות, והמעסיק לא מציג רישום נוכחות, המעסיק הוא שצריך להוכיח שהעובד לא עבד בשעות האלה. בתביעה על שעות נוספות זה חל על עד 15 שעות נוספות בשבוע או 60 בחודש. במילים פשוטות: בלי רישום, במחלוקת על שעות המילה של העובד שווה יותר.

דיווח 102. זה הדיווח החודשי של המעסיק על המשכורות ששילם ועל מה שהוריד מהן. לפי ביטוח לאומי, המועד לדווח ולשלם הוא ה־15 בכל חודש, על החודש הקודם. אפשר לדווח באתר התשלומים של ביטוח לאומי, דרך תוכנת שכר, בבנק, או דרך רואה חשבון.

פעם בשנה: טופס 106

טופס 106 הוא סיכום שנתי שהמעסיק נותן לכל עובד, עם כל המשכורת וכל מה שנוכה ממנה במשך השנה. לפי רשות המסים, המעסיק צריך לתת אותו עד 31 במרץ של השנה שאחרי. העובד צריך את הטופס כדי להגיש דוח שנתי או לבקש החזר מס.

פנסיה: מתי מתחילים להפריש

לפי צו ההרחבה לפנסיה חובה, כלומר ההסכם שהמדינה החילה על כל העובדים והמעסיקים:

המצב של העובד	ממתי מפרישים
לא הייתה לו פנסיה כשהתחיל לעבוד	בתום 6 חודשי עבודה
כבר היה מבוטח בפנסיה כשהתחיל	זכאי מהיום הראשון. ההפרשות מתבצעות אחרי 3 חודשים או בסוף שנת המס, המוקדם מביניהם, רטרואקטיבית מתחילת העבודה
אישה מתחת לגיל 20, גבר מתחת לגיל 21	הצו לא חל עד שמגיעים לגיל, אבל הזמן שעבדו לפני כן נספר לתקופת ההמתנה

השיעורים לפי צו ההרחבה מ־2016, כפי שחילן מביאה אותם: 6% יורדים ממשכורת העובד, והמעסיק מוסיף 6.5% לחיסכון הפנסיוני ועוד 6% לפיצויי פיטורים. אלה שיעורי מינימום. הסכם עבודה אחר יכול לקבוע יותר.

תוכנת שכר, שעון נוכחות או מנהלת חשבונות

אלה שלושה דברים שונים, ולא תמיד צריך את שלושתם:

מה	מה זה עושה	דוגמה ומחיר שפורסם
תוכנת שכר	מחשבת את המשכורת, מפיקה תלוש ודיווחים לרשויות	משכורשת: 15 ₪ לעובד לחודש לעסק עם 1–4 עובדים, כולל מע“מ, והשנה הראשונה חינם. מפיקה תלושים, 102 ו־106
שעון נוכחות	רושם מתי העובד התחיל וסיים, ומעביר את השעות לחישוב השכר	Connecteam חינמית לעד 10 עובדים, אבל החיבור לתוכנת שכר רק במסלול בתשלום. קלוקית: 30 ₪ לחודש ועוד 5 ₪ לעובד, כולל מע“מ
מנהלת חשבונות או לשכת שכר	מישהו אחר מחשב ומדווח בשבילכם	המחיר לא פורסם, ותלוי במי שנותן את השירות. חילן מציעה גם להפעיל את השכר בשביל העסק, במחיר שלא פורסם

לעסק עם עובד אחד או שניים, הבחירה תלויה בעיקר בשאלה אם אתם רוצים לחשב שכר בעצמכם. תוכנת שכר זולה, אבל האחריות לחישוב נשארת אצלכם. מנהלת חשבונות עולה יותר, אבל מישהו מקצועי בודק את החישוב. בשני המקרים עדיין צריך לרשום את השעות. בשעון נוכחות בטלפון זה נעשה בלי מאמץ, ומשכורשת כוללת שעון כזה בתוך המערכת.

מה לבדוק לפני שמעסיקים את העובד הראשון

• שתיק הניכויים פתוח לפני המשכורת הראשונה.
• שהעובד מילא טופס 101 ביום הראשון. אחרת לא תדעו כמה מס להוריד.
• איך תירשמנה השעות. אפליקציה, שעון או טבלה, ובלבד שיש רישום של כל יום.
• שהתלוש כולל ימים ושעות, לא רק סכומים.
• מי מדווח עד ה־15 בחודש, אתם או מי שמטפל לכם בשכר.
• אם לעובד כבר יש קרן פנסיה. אם כן, ההפרשות מגיעות לו רטרואקטיבית מהיום הראשון, ולא אחרי חצי שנה.
• אם המחיר כולל מע“מ. במשכורשת ובקלוקית כן. ב-Connecteam המחירים בדולרים.

את כל המחירים והיכולות של מערכות השכר והנוכחות אפשר לראות בהשוואת מערכות השכר והנוכחות.